Article 36 : Obligations opérationnelles des organismes notifiés

L’article 36 de ce guide impose un ensemble structuré de devoirs aux organismes notifiés :

a) Mener les évaluations correctement, accomplir les évaluations de la conformité conformément aux procédures de l’article 43.

b) Faire appliquer les mesures correctives, lorsqu’une non-conformité est constatée ou que les conditions ne sont plus remplies, exiger du fournisseur qu’il prenne des mesures correctives et, si nécessaire, suspendre, restreindre ou retirer le certificat.

c) Informer l’autorité notifiante, informer l’autorité notifiante des certificats refusés, restreints, suspendus ou retirés.

d) Informer les organismes pairs, notifier aux autres organismes notifiés les certificats refusés ou retirés. Sur demande, partager aussi des informations sur les certificats délivrés.

e) Répondre aux demandes de la Commission et des États membres, fournir des informations sur les décisions de certification négatives et positives lorsque la Commission ou les États membres le demandent.

f) Accorder l’accès de surveillance, permettre à l’autorité notifiante d’accomplir ses activités de surveillance, y compris des visites sur site.

g) Tenir la documentation disponible, maintenir et rendre la documentation accessible à l’autorité notifiante aux fins de supervision.

Les fournisseurs soumis à une évaluation de la conformité par un tiers doivent s’attendre à ce que les organismes notifiés :

• Demandent un accès complet à la documentation technique, aux enregistrements de gestion de la qualité et aux résultats d’essais
• Émettent des demandes de mesures correctives avec des échéances claires lorsqu’une non-conformité est constatée
• Suspendent ou retirent des certificats si les mesures correctives ne sont pas achevées de façon satisfaisante
• Partagent les issues de certification négatives avec d’autres organismes et l’autorité notifiante

Les fournisseurs devraient construire des processus internes pour répondre rapidement aux demandes de mesures correctives, car les retards peuvent aller jusqu’à la suspension du certificat.

• Article 30, exigences que les organismes notifiés doivent satisfaire pour être désignés.
• Article 43, les procédures d’évaluation de la conformité que l’organisme doit suivre.
• Article 44, certificats délivrés par les organismes notifiés et leur validité.
• Article 45, obligations d’information des fournisseurs envers les organismes notifiés.
• Article 113, dates d’application.

L’article 36 de ce guide crée un réseau de transparence dans l’écosystème des organismes notifiés. L’obligation d’informer les organismes pairs des refus et retraits empêche les fournisseurs de « choisir l’organisme le plus clément » après un échec auprès d’un organisme. L’obligation de répondre aux demandes d’information de la Commission et des États membres permet aux autorités de contrôle de l’application de se faire une image complète de l’activité de certification dans l’Union.